Утилизация и уничтожение документов в Казахстане

Кому нужна утилизация документов

Любое предприятие в Казахстане хранит горы бумаг: накладные, приказы, трудовые договоры, бухгалтерские ведомости. Когда срок хранения истёк, документы нельзя просто выбросить в мусорный контейнер — это нарушение Закона «О персональных данных и их защите» и риск утечки коммерческой тайны. ТОО «ПромТехноРесурс KZ» вывозит архивы на лицензированное уничтожение и выдаёт акт на каждую партию.

Какие документы подлежат уничтожению

По истечении установленного срока хранения организации обязаны уничтожить документы в порядке, предусмотренном Законом РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» и Правилами хранения документов НАА РК.

Бухгалтерские и налоговые документы

Первичная документация (накладные, счета-фактуры, кассовые ордера) хранится 5 лет после отчётного периода. Документы по расчётам с работниками — 75 лет, если иное не установлено учётной политикой. По истечении срока документы передаются на уничтожение.

Кадровые документы

Приказы о приёме/увольнении — 75 лет. Приказы об отпусках и командировках — 5 лет. Документы по аттестации, дисциплинарным взысканиям — от 3 до 5 лет. Личные дела сотрудников, не занятых на государственной службе, — 10 лет.

Коммерческая и клиентская документация

Договоры с контрагентами — минимум 5 лет после исполнения. Переписка, коммерческие предложения, прайс-листы — 3 года. Документы с персональными данными клиентов (анкеты, согласия) уничтожаются немедленно после достижения цели обработки или по заявлению субъекта.

Этапы утилизации документов

1. Приём заявки. Согласовываем объём, категорию документов и удобное время вывоза.
2. Опись и упаковка. Документы укладываются в опломбированные мешки или коробки в присутствии представителя организации.
3. Транспортировка. Перевозим в закрытом транспорте на лицензированный объект переработки.
4. Уничтожение. Документы измельчаются промышленным шредером (класс DIN 66399 P-5) или сжигаются в соответствии с требованиями экологического законодательства РК.
5. Акт уничтожения. Выдаём акт с указанием веса, категории и способа уничтожения — документ для налоговой и внутреннего аудита.

Акт уничтожения документов: что в нём указывается

Акт — это главное подтверждение того, что документы уничтожены надлежащим образом. В нём фиксируются:

• дата и место уничтожения;
• перечень и количество документов (или вес партии);
• способ уничтожения (шредирование/сжигание);
• наименование организации-исполнителя и номер лицензии;
• подписи сторон.

Акт хранится в архиве организации наравне с номенклатурой дел.

Стоимость утилизации документов

Тариф зависит от объёма (от 10 кг), класса конфиденциальности, необходимости присутствия представителя заказчика и срочности. Минимальный объём для выездного вывоза — 10 кг. Партии свыше 500 кг обслуживаются по корпоративному тарифу со скидкой. Точная стоимость рассчитывается после оценки объёма.

Утилизация документов по городам Казахстана

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли присутствие представителя компании при уничтожении?

Нет, но это рекомендуется для документов с коммерческой тайной или персональными данными. Большинство наших клиентов предпочитают наблюдать за шредированием. Если приехать невозможно, оформляем видеофиксацию процесса.

Можно ли уничтожить документы с живыми подписями и печатями?

Да. Мы уничтожаем оригиналы документов с подписями, печатями, а также бланки строгой отчётности, чековые книжки и корпоративные печати. На каждую категорию оформляется отдельная строка в акте.

Что делать с электронными носителями (флешки, жёсткие диски)?

Принимаем на уничтожение. Физическое разрушение накопителей оформляется отдельным актом. Услугу можно совместить с вывозом бумажных архивов.

Сколько времени занимает весь процесс от заявки до получения акта?

Сроки согласовываются при оформлении заявки и зависят от объёма и региона. Акт уничтожения выдаётся в день проведения работ либо высылается по электронной почте в течение суток.

Хранение документов ещё не истекло — вы принимаете их досрочно?

Только если организация составила внутренний акт о досрочном уничтожении на основании решения ликвидационной комиссии, реорганизации или судебного решения. В этом случае мы проконсультируем, как правильно оформить процедуру.

Как регулярно нужно уничтожать архивы?

Большинство компаний делают это раз в год — обычно после годовой инвентаризации дел. Предприятия с большим документооборотом (банки, ретейл, ТЦ) заключают абонентский договор на ежеквартальный вывоз.

Свяжитесь с нами, чтобы согласовать объём, категорию документов и время вывоза: оставить заявку на сайте.

Смотрите также: утилизация бракованной и неликвидной продукции | утилизация просроченных продуктов питания | утилизация отработанных масел